Gérer ses clients
L'écran Clients centralise tous vos contacts professionnels. Trax fait la distinction entre deux populations :
- Clients — les personnes ou entreprises pour qui vous travaillez (vos donneurs d'ordre)
- Partenaires — les autres professionnels avec qui vous travaillez en sous-traitance ou en complémentarité (un plombier qui vous appelle pour de l'électricité, par exemple)
L'onglet en haut de l'écran permet de basculer entre les deux listes.
Créer un client
Le bouton « + Nouveau » en haut à droite (ou le gros bouton bleu en bas à droite depuis n'importe quelle page) ouvre le formulaire de création.
Choisir le type : entreprise ou particulier
En haut du formulaire, deux options :
- Entreprise (par défaut) — pour une société, une mairie, un syndic, etc.
- Particulier — pour une personne physique
Le formulaire s'adapte selon votre choix.
Champs pour une entreprise
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Raison sociale (SARL Martin, Mairie de Lyon) |
| Spécialité (partenaires uniquement) | Métier du partenaire (Plombier, Électricien, Maçon…) |
| SIRET | Numéro à 14 chiffres (facultatif) |
| N° TVA intracommunautaire | Format FR + 11 chiffres (facultatif) |
| Contact | Nom de la personne référente chez ce client |
| Adresse de contact | |
| Téléphone | Numéro principal |
| Adresse, CP, Ville | Adresse postale (utile pour les chantiers et la géolocalisation) |
Champs pour un particulier
| Champ | Description |
|---|---|
| Civilité | M., Mme |
| Prénom, Nom | Nom complet |
| Email, Téléphone | Coordonnées |
| Adresse, CP, Ville | Domicile ou lieu d'intervention |
Si vous saisissez un nom ou un email qui ressemble fortement à une fiche existante, Trax vous prévient avant d'enregistrer pour éviter les doublons. Vous pouvez alors ouvrir la fiche existante ou continuer quand même si ce sont vraiment deux clients différents.
Modifier un client
Cliquez sur une ligne de la liste pour ouvrir la fiche client. Le bouton Modifier vous permet d'éditer toutes les informations.
La fiche client regroupe :
- Ses coordonnées
- L'historique de ses chantiers
- L'historique de ses dépannages
- Ses équipements installés (si l'option Équipements est activée)
- Ses bons de visite et devis (si l'option Bons de visite est activée)
Exporter une fiche client (vCard)
Depuis la fiche d'un client, le bouton Exporter télécharge un fichier .vcf (vCard) que vous pouvez :
- Importer dans vos contacts iPhone / Android en un clic
- Importer dans Outlook, Gmail, etc.
Pratique pour avoir le numéro du client directement dans votre répertoire téléphonique.
Rechercher un client
Le champ de recherche en haut de la liste filtre en temps réel sur le nom, l'email, le téléphone et l'adresse. Vous pouvez donc retrouver un client en tapant un bout de son numéro de portable, par exemple.
Permissions
Les actions sur les clients dépendent de votre rôle :
| Permission | Permet de |
|---|---|
client:read | Voir la liste et les fiches |
client:create | Créer un nouveau client |
client:update | Modifier une fiche existante |
client:delete | Archiver une fiche client |
Par défaut, Chef d'entreprise et Secrétariat ont toutes les permissions clients ; Chef de chantier peut voir et créer ; Ouvrier peut seulement voir.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre Client et Partenaire ?
- Client : la personne ou entreprise qui vous paie pour faire un chantier ou un dépannage. C'est sur sa fiche que sont rattachés les dossiers que vous lui réalisez.
- Partenaire : un autre professionnel avec qui vous collaborez. Vous lui faites du travail, il vous fait du travail. Il a une spécialité (plombier, électricien, etc.) pour que vous puissiez retrouver rapidement qui appeler.
Puis-je transformer un partenaire en client (ou inversement) ?
Il n'y a pas de bouton dédié, mais vous pouvez recréer la fiche dans l'autre onglet — ou nous demander une migration au support.
Que devient une fiche client archivée ?
Elle disparaît de la liste principale mais reste visible depuis Paramètres → Archives, où vous pouvez la restaurer ou la supprimer définitivement. Les chantiers et dépannages liés restent intacts.
Le SIRET et la TVA sont-ils obligatoires ?
Non, ils sont facultatifs. Mais ils sont automatiquement repris sur vos devis et factures si vous les renseignez. Pour des clients particuliers, laissez ces champs vides.