Inviter vos collaborateurs
Trax vous permet d'inviter chaque membre de votre équipe (chef de chantier, ouvriers, secrétariat) pour qu'ils accèdent à votre espace, chacun avec ses propres droits.
- L'option Multi-utilisateurs doit être activée dans votre plan (incluse dès le plan Individuel sur quota, et systématiquement disponible dans Équipe, Pro et Premium)
- Vous devez avoir la permission Inviter (par défaut : Chef d'entreprise uniquement)
1. Ouvrir la page Équipe
Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur l'onglet Équipe.
Vous y voyez :
- La liste de tous les utilisateurs actifs de votre espace
- La liste des invitations en attente (pas encore acceptées)
2. Cliquer sur « Inviter »
Le bouton « Inviter » ouvre une petite fenêtre qui demande seulement deux informations :
| Champ | Description |
|---|---|
| L'adresse à laquelle votre collaborateur recevra son invitation | |
| Rôle | Le rôle qui détermine ses droits (cf. ci-dessous) |
À la création de votre espace, Trax initialise 4 rôles prêts à l'emploi :
- Chef d'entreprise — tous les droits d'administration (non modifiables)
- Chef de chantier — gestion des chantiers et de l'équipe terrain
- Ouvrier — saisie terrain, photos, lecture des chantiers
- Secrétariat — gestion clients, devis, factures, planning
Vous pouvez les modifier (sauf Chef d'entreprise) ou en créer de nouveaux depuis l'onglet Rôles & permissions.
Validez avec « Envoyer l'invitation ».
3. Ce que reçoit votre collaborateur
Un email est envoyé à l'adresse indiquée, signé du nom de votre entreprise et de votre nom. Il contient :
- Le nom de l'inviteur (vous)
- Le rôle qui lui est proposé
- Un lien personnalisé valable 72 heures
En cliquant sur le lien, votre collaborateur arrive sur une page où il renseigne :
- Son prénom et son nom
- Le mot de passe qu'il souhaite utiliser (8 caractères minimum)
Il est alors automatiquement connecté à votre espace. Aucune validation supplémentaire de votre côté n'est nécessaire.
4. Gérer les invitations en attente
Tant qu'une invitation n'a pas été acceptée, elle apparaît dans une section dédiée de l'onglet Équipe. Trois actions sont possibles :
| Action | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Renvoyer | Votre collaborateur n'a pas reçu l'email (oubli dans les spams, etc.) — un nouvel email est envoyé avec un nouveau lien valable 72h |
| Modifier l'email | Vous vous êtes trompé d'adresse — un nouvel email est envoyé à la bonne adresse |
| Annuler | Vous ne souhaitez plus inviter cette personne — l'invitation est supprimée définitivement |
Trax interdit qu'un email soit lié à plusieurs comptes. Si vous essayez d'inviter une adresse qui est déjà :
- Utilisée par un compte actif → message « Cet email est déjà utilisé »
- En attente d'invitation (par vous ou un autre admin) → la précédente invitation est automatiquement annulée et remplacée
5. Modifier le rôle d'un collaborateur
Depuis la liste des utilisateurs (onglet Équipe), cliquez sur le collaborateur concerné, puis sur Modifier. Vous pouvez :
- Changer son rôle
- Lui retirer ou ajouter des permissions individuelles par-dessus son rôle (rare, pour des cas particuliers)
Pour éviter qu'un Chef d'entreprise se retire ses propres droits par erreur, vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle. Si vous voulez changer de Chef d'entreprise, il faut qu'un autre Chef d'entreprise existant le fasse pour vous.
6. Désactiver un collaborateur
Si un collaborateur quitte l'entreprise, vous pouvez le désactiver : il ne pourra plus se connecter, mais ses données (saisies, photos, etc.) restent intactes pour l'historique.
Depuis la liste des utilisateurs → action Désactiver.
Trax ne supprime jamais un utilisateur (pour préserver l'historique des actions). La désactivation suffit : si la personne revient, vous pourrez la réactiver depuis le même écran.
Questions fréquentes
Combien de collaborateurs puis-je inviter ?
Tant que l'option Multi-utilisateurs est activée dans votre plan, vous pouvez inviter autant de collaborateurs que nécessaire — il n'y a pas de quota fixe au nombre d'utilisateurs.
Sans cette option (plan Individuel sans la feature activée), votre espace reste à un seul utilisateur : vous.
Le lien d'invitation a expiré, que faire ?
Depuis l'onglet Équipe, retrouvez l'invitation en attente et cliquez sur Renvoyer. Un nouveau lien valable 72h est envoyé.
Mon collaborateur n'a pas reçu l'email
Trois vérifications :
- Le dossier spam / indésirables de sa boîte email
- Si son entreprise a un filtre anti-spam, demander à autoriser l'expéditeur de Trax
- Vérifier que l'email saisi est correct — sinon utilisez Modifier l'email pour le corriger
Si rien ne marche, annulez l'invitation et recommencez avec une adresse personnelle (gmail, etc.) pour tester.
Peut-on inviter quelqu'un en lecture seule ?
Oui, en lui attribuant un rôle qui n'a que les permissions de lecture (*:read). Vous pouvez créer ce rôle depuis l'onglet Rôles & permissions.